Davet planlarken en çok yapılan hata, davetli sayısını olduğu gibi porsiyon sayısına çevirmektir. Gerçek hesap biraz daha ayrıntılıdır.
Katılım oranı. Davetlilerin tamamı gelmez. Düğünlerde ortalama katılım yüzde seksen beş civarındadır; kurumsal davetlerde bu oran yüzde yetmişe kadar iner. Menü planını gerçekçi katılım üzerinden yapmak gerekir.
Çocuk sayısı. Çocuklar yetişkin porsiyonu tüketmez ama tatlı ve içecekte tüketimleri yüksektir. Ayrı bir kalem olarak hesaplanmalıdır.
Davetin süresi. Üç saatlik bir kokteylde kişi başı ikram sayısı, bir saatlik açılışa göre iki katına çıkar. Süre uzadıkça tüketim artar.
Açık büfe kuralı. Açık büfede kişi başı tüketim, oturmalı servise göre yaklaşık yüzde yirmi fazladır. Büfenin görsel doluluğunu korumak için de ek pay gerekir.
Saatin etkisi. Akşam yemeği saatine denk gelen davetlerde tüketim en yüksek seviyededir. Öğleden sonra ikramlarında hafif menü yeterlidir.
Biz teklif hazırlarken bu kalemleri ayrı ayrı hesaplıyor ve toplam üzerine güvenlik payı ekliyoruz. Böylece büfe davet bitene kadar dolu kalır.